Tietopyynnöt
Henkilöllä on oikeus tarkastaa omat henkilötietonsa ja tietyissä tapauksissa oikeus saada tietoja myös toista henkilöä koskevista asiakirjoista (asianosaisjulkisuus). Jokaisella on oikeus julkiseen asiakirjaan. Tarvittavat lomakkeet ovat tämän sivun alalaidassa.
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö (mm. todistuspyyntö)
Jos tietopyyntö kohdistuu julkiseen asiakirjaan, ei tietopyynnön tekijän tarvitse perustella mihin tietoa käytetään. Tietopyynnön voi laatia vapaamuotoisesti esimerkiksi sähköpostitse tai puhelimitse.
Esim. omaa hukkunutta tutkintotodistusta koskeva pyyntö osoitetaan vanhojen todistusten kohdalla päätearkistoon (tarja.myllyla(at)gradia.fi) ja uudempien todistusten kohdalla alan opintosihteerille. Ilmoita tietopyynnössä vähintään koko entinen ja nykyinen nimesi, syntymäaikasi, oppilaitoksen nimi, tutkinnon nimi, valmistumis-/eroamisaika sekä yhteystietosi (puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite).
Julkiseen asiakirjaan kohdistuvaan tietopyyntöön pyritään vastaamaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluttua tietopyynnön tekemisestä. Jos tietopyynnön käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Tietyissä tapauksissa pyynnön toteuttamisesta voidaan periä maksu (esim. uudelleen kirjoitettavien todistusten laatiminen).
Omien henkilötietojen tarkastus
Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.
Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Tiedot voidaan toistaiseksi toimittaa vain paperipostitse tai niin, että henkilö tulee katsomaan tietoja paikan päälle. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kaksi viikkoa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaika voidaan pidentää kuukaudeksi.
Tietyissä tapauksissa pyynnön toteuttamisesta voidaan periä hallinnolliset kulut peittävä maksu. Tarkastuspyynnön tekijää voidaan myös pyytää käymään jossain Gradian toimipisteessä henkilötodistuksen kanssa, jotta pyytäjän henkilöllisyys saadaan vahvistettua.
Omia henkilötietoja koskevan pyynnön voi tehdä Henkilötietojen tarkastuspyyntölomakkeella. Täytä ja allekirjoita lomake tarkasti ja lähetä se osoitteeseen:
Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia, PL 472, 40101 Jyväskylä
Asianosaisen tiedonsaantipyyntö (asianosaisen oikeus tiedonsaantiin)
Asianosaisen tiedonsaantipyynnöstä on kysymys, kun asianosainen pyytää tietoja viranomaisessa vireillä olleesta tai olevasta asiasta ja pyydetyt tiedot ovat voineet vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Asianosaisella tarkoitetaan henkilöä, jonka oikeutta, etua tai velvollisuuksia viranomaisessa käsitelty asia koskee.
Huomaathan, että pyyntö on perusteltava. Kirjoita Perustelut-kohtaan mahdollisimman tarkka selvitys, miksi tietoja pyydetään ja mihin pyydettyjä tietoja käytetään. Perustelu vaikuttaa siihen, mitä tietoja voidaan luovuttaa.
Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia toimittaa tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kaksi viikkoa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli pyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella viikolla. Mikäli tietojen antamisesta kieltäydytään, Gradia antaa pyytäjälle kirjallisen kieltäytymispäätöksen perusteluineen.
Asianosaisen tiedonsaantipyynnön tekijää pyydetään käymään jossain Gradian toimipisteessä henkilötodistuksen kanssa, jotta pyytäjän henkilöllisyys saadaan vahvistettua.
Asianosaisen tiedonsaantia koskevan pyynnön voi tehdä Asianosaisen tiedonsaantipyyntölomakkeella. Täytä ja allekirjoita lomake tarkasti ja lähetä se Gradian hallintoon osoitteella:
Jyväskylän koulutuskuntayhtymä Gradia, PL 472, 40101 Jyväskylä